Il legislatore, in considerazione dell’emergenza sanitaria in corso e della necessità di attuare misure di distanziamento sociale ha stilato una norma – l’art. 106 del D.L. n. 18/2020 (c.d. Decreto Cura Italia convertito con l. n. 27/2020) rubricato “ Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società ed enti” – finalizzata a evitare gli spostamenti e gli assembramenti che si determinerebbero per effetto dell’afflusso dei soggetti legittimati a partecipare alle assemblee societarie, autorizzando le società a compiere le scelte ritenute più opportune per consentire comunque il regolare svolgimento delle assemblee e assicurare, nello stesso tempo, la tutela della salute pubblica.
La disciplina si applica sia alle assemblee ordinarie che alle assemblee straordinarie che, ai sensi dell’art. 106, comma 7, D.L. n. 18/2020, siano “convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza della epidemia da COVID-19”;
Essa riguarda tutte “le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, e le società cooperative e le mutue assicuratrici” ed opera in deroga a qualsiasi altra previgente normativa nonché “alle disposizioni statutarie”.
In applicazione della norma suddetta, lo svolgimento dell’assemblea è possibile secondo tre diverse “metodologie”:
- l’assemblea “totalmente analogica”, svolta solo con la presenza fisica dei partecipanti, ovviamente nel rispetto della normativa che impone il distanziamento sociale;
- l’assemblea “parzialmente analogica”, che, a differenza di quella “totalmente analogica” offre ai partecipanti la possibilità di intervento sia fisico sia in collegamento audio/video a prescindere dal fatto che tale facoltà sia consentita dallo statuto;
- l’assemblea in full audio/video conference, cui si può intervenire esclusivamente mediante un collegamento audio/video. In tale ipotesi, introdotta dalla norma in commento, la partecipazione “a distanza” non costituisce una facoltà dei soci ma un vero obbligo.
La partecipazione attraverso strumenti di telecomunicazione deve essere strutturata in modo tale che sia garantita:
- l’identificazione dei partecipanti;
- la loro effettiva partecipazione;
- l’esercizio del diritto di voto.
La scelta sulle modalità di partecipazione all’assemblea e di espressione di voto, anche in deroga alle disposizioni statutarie, spetta al Consiglio di Amministrazione e la relativa apposita previsione deve essere deve essere indicata nell’avviso di convocazione dell’assemblea. Ove sia prevista la partecipazione con mezzi di telecomunicazione nell’avviso di convocazione dovrà essere comunicato il link di invito e le credenziali per accedere alla piattaforma. Sempre nell’avviso di convocazione, le società possono prevedere che l’espressione di voto venga effettuata in via elettronica, specificandone le modalità, o per corrispondenza.
Per quanto riguarda il luogo di convocazione dell’assemblea, si ritiene necessario, in ottica prudenziale, farne indicazione anche nel caso di assemblea in full audio/video conference.Seppure si sia autorevolmente sostenuto che in tale ipotesi il luogo sia irrilevante, le indicazioni diAssonime (Associazione fra le Società italiane per azioni) sono nel senso che:il luogo fisico andrà chiaramente identificato secondo le prescrizioni normative (luogo nel comune dove la società ha la sede) o le diverse previsioni statutarie.
Per disposto normativo, in caso di assemblea in full video conference non è necessario che si trovino nel medesimo luogo, il presidente, il segretario e, ove previsto, il notaio. Il segretario verbalizzante, tuttavia, sempre secondo le indicazioni di Assonime, deve essere presente nel luogo di convocazione dell’assemblea.
avv. Francesca Marra